Tuesday, October 17, 2017

SOP Beasiswa DIKTI

Prosedur Mendaftar (apply) ke Universitas Luar Negeri dan mendapatkan Letter of Acceptance dari Universitas Luar Negeri

Calon mahasiswa harus melakukan hal dibawah ini:

  1. Browse Universitas/Fakultas/Program Studi yang dituju
  2. Lihat persyaratan yang diminta oleh universitas bersangkutan, persyaratan biasanya terdiri dari:
    1. Formulir pendaftaran. Harap diisi dan dilengkapi untuk kemudian dikirimkan via online atau pos
    2. Curriculum Vitae (daftar riwayat hidup) terbaru
    3. Pas Foto berwarna 4x6
    4. Ijazah dan Transkrip pendidikan terakhir (indonesia dan inggris)
    5. Reference/recommendation letter (biasanya dari 3 orang)
    6. Hasil English Proficiency Test terbaru (TOEFL, IELTS dll)
    7. Letter of Motivation
    8. Research proposal (untuk S3 dan S2 by research)
    9. Biaya registrasi (jika ada)
    10. Hasil korespondensi dengan supervisor atau professor terpilih (jika ada)
    11. Secara rutin, kontak program coordinator atau International Office atau Supervisor di universitas yang dituju untuk mengetahui perkembangan aplikasi anda
    12. Jika anda telah memenuhi persyaratan, maka universitas LN biasanya akan mengirimkan Letter of Offer (Surat penawaran) untuk kemudian anda balas sehingga nanti Universitas LN akan merilis Letter of Acceptance (Surat penerimaan) untuk anda. Jika anda belum memenuhi persyaratan, universitas LN akan mengeluarkan Unconditional Letter of Offer berisi persyaratan manakah yang belum anda penuhi. Anda akan diberi batas waktu untuk memenuhi persyaratan tersebut. Bila sampai batas waktu ditentukan ternyata anda belum melengkapi persyaratan maka biasanya akan diminta untuk deferral (penundaan) belajar selama 1 semester atau 1 tahun, ataupun ditolak oleh universitas.

Prosedur mendaftar Beasiswa Luar Negeri Dikti

Calon pendaftar harus melengkapi persyaratan sebagai berikut:

  1. Mendaftar secara online di website DIKTI (www.beasiswa.dikti.go.id) untuk mendapatkan no. registrasi online
  2. Mengisi Form A dari Dikti. Lihat contoh
  3. Memperoleh Letter of Acceptance (LOA) dari Perguruan Tinggi LN
  4. Proposal riset (bagi pengajuan S3)
  5. Salinan nilai Toefl/IELTS
  6. Salinan Ijazah Bahasa Indonesia (yang sudah dilegalisir)
  7. Salinan transkrip Bahasa Indonesia (yang sudah dilegalisir)
  8. Daftar riwayat hidup. Lihat Contoh
  9. Surat rekomendasi dari Rektor (Diperoleh setelah membuat pengantar dari departemen > fakultas > Direktorat Pendidikan > Rektor)
  10. Salinan SK CPNS/PNS
  11. Hasil korespondensi dengan supervisor/universitas (sebagai pemerkuat bukti jika LoA belum ada)

Prosedur pengajuan beasiswa Luar Negeri ongoing

  1. Salinan sertifikat IELTS/TOEFL
  2. Letter of Acceptance dari universitas tujuan
  3. Laporan kemajuan studi yang telah diraih (termasuk salinan publikasi jurnal/artikel ilmiah, progress pengerjaan thesis/disertasi, transkrip nilai dan makalah dalam seminar)
  4. Surat ijin Rektor
  5. Ijazah dan transkrip pendidikan terakhir
  6. Pas foto 4x6 dan 3x4 sebanyak 3 lembar

Prosedur perpanjangan beasiswa DIKTI Luar Negeri

  1. Surat rekomendasi supervisor/universitas untuk perpanjangan studi
  2. Laporan kemajuan studi yang telah diraih (termasuk salinan publikasi jurnal/artikel ilmiah, progress pengerjaan thesis/disertasi, transkrip nilai dan makalah dalam seminar)
  3. Letter of Acceptance dari universitas tujuan
  4. Surat penugasan dari Sekkab
  5. Permohonan perpanjangan studi yang ditujukan Rektor Unair untuk pengurusan surat ijin Rektor (jangan lupa tembusan ke Dekan Fakultas)
  6. Surat ijin Rektor baru (pasca permohonan perpanjangan)
  7. Guarantee Letter dari DIKTI/UNAIR
  8. Salinan Paspor dan Visa
  9. Salinan No. Registrasi online DIKTI

Prosedur Pengurusan Paspor Dinas dan Surat Sekkab

Karyasiswa harus melengkapi persyaratan sebagai berikut:

  1. Mengisi Formulir isian dari DIKTI. Lihat Contoh
  2. Surat ijin dari Rektor
  3. Letter of acceptance dari Universitas yang dituju
  4. Pas foto 4x6 = 5 lbr
  5. Salinan Kartu Pegawai
  6. Salinan KTP

Prosedur Perpanjangan Surat Penugasan dari Sekkab

  1. Permohonan perpanjangan surat sekkab kepada Dekan Fakultas untuk pengurusan surat ijin Rektor yang baru
  2. Surat ijin Rektor baru (setelah mendapat pengantar/rekomendasi dari Dekan pada poin 1)
  3. Salinan surat penugasan sekkab yang lama
  4. Surat rekomendasi supervisor/universitas untuk perpanjangan studi
  5. Salinan paspor dan visa
  6. Letter of acceptance dari universitas tujuan

Prosedur perpanjangan Paspor Dinas

Pengurusan perpanjangan paspor dinas dapat dilakukan di Bagian Konsuler KBRI negara tempat karyasiswa menempuh studi misal Fungsi Konsuler KBRI Belanda. Persyaratan dan formulir dapat diakses di website KBRI masing-masing. Proses pengajuan dapat secara online atau datang ke KBRI (namun pada akhirnya pemohon tetap harus datang ke KBRI). Maksimal hanya dapat diperpanjang selama 1 tahun. Syaratnya sebagai berikut:

  1. Surat penugasan terbaru dari Sekkab
  2. Mengisi formulir permohonan perpanjangan paspor dinas. Lihat Contoh
  3. Membawa paspor dinas yang lama
  4. Pas foto 3x4, 4x6 dan 2x2 sebanyak 3 lembar
  5. Bagi yang mendaftar online, maka menunjukkan print out pendaftaran online

Prosedur Keberangkatan Karyasiswa ke Luar Negeri

Karyasiswa menghubungi pihak travel agent yang ditunjuk Dikti yaitu Galaxy Holiday ke alamat email   This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  dengan mengirimkan dokumen berikut:

  1. Scan surat ijin studi
  2. Scan paspor dan visa
  3. Scan guarantee letter
  4. Rute dan tanggal keberangkatan (termasuk pilihan bandara yang akan dituju)
  5. Scan Letter of Acceptance
  6. Serta menyebutkan nama lengkap, jenis kelamin, kota asal (surabaya), kota tujuan, universitas tujuan, program beasiswa yang diikuti (beasiswa S2 atau S3 Dikti) dan nomor HP
  7. Jangan lupa untuk konfirmasi ke pihak travel melalui Andre Galaxy di nomor Hp. 08161881162, serta melaporkan ke DIKTI melalui Ibu Citra (081310351234 atau email ke  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. )

SOP Kepulangan Karyasiswa Luar Negeri DIKTI

Informasi diperbarui per Selasa, 25 Juni 2013
Karyasiswa yang hampir menyelesaikan masa studi wajib melapor 1 (Satu) bulan sebelum hari kepulangan untuk mengajukan tiket kepulangan. Tahapan pelaporan kepulangan karyasiswa adalah sebagai berikut,
  1. Karyasiswa menginformasikan ke Diktendik Ditjen Dikti melalui surel  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  atau  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.  bahwa yang bersangkutan akan kembali ke Indonesia dengan melampirkan:
    • laporan penyelesaian studi
    • fotocopy ijazah atau tanda lulus sementara
    • fotocopy SP Setneg
    • fotocopy Paspor dan Visa
  2. Diktendik memberikan persetujuan pemesanan tiket kepulangan kepada yang bersangkutan dan ke Biro Perjalanan melalui email yang bersangkutan.
  3. Karyasiswa mengunduh form rincian perjalanan dinas Dikti dan Biodata dari Biro Perjalanan rujukan untuk ditandatangani.
  4. Karyasiswa menginformasikan pemesanan tiket kepulangan ke Biro Perjalanan yang membantu Diktendik Ditjen Dikti dengan melampirkan :
    • Persetujuan dari Diktendik
    • FC Paspor
    • Biodata Karyasiswa 
    • Form rincian perjalanan dinas yang telah ditandatangani yang bersangkutan (sebagai pertanggungjawaban biaya tiket : form perjalanan Luar Negeri dan form perjalanan Domestik). (Unduh form di sini)
  5. Setelah tiba di Indonesia, Karyasiswa yang bersangkutan harus segera mengirimkan kembali ke Diktendik Ditjen Dikti:
    • Biodata karyasiswa
    • Form rincian perjalanan dinas yang telah ditandatangani (rangkap 3)
    • Tiket yang telah digunakan
    • Boarding pass
      • Ke alamat :
      • Kasubdit Kualifikasi
      • Direktorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan
      • DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
      • Gedung D Lantai 5
      • Jalan Jenderal Sudirman, Pintu I Senayan, Jakarta 10270

Prosedur Lapor Diri ke Dikti

Setelah menyelesaikan studi, setiap karyasiswa Dikti diwajibkan melapor ke Dikti (Gedung D lantai 5, Direktorat Ketenagaan, Sub Direktorat Kualifikasi, Ditjen Dikti, Kawasan Kementerian Pendidikan Nasional, Jl. Pintu 1 Senayan – Jakarta menemui Ibu Asnimar atau Bapak Lasmo) dengan membawa dokumen sebagai berikut:

  1. Laporan selesai studi meliputi Nama, Universitas tempat menempuh studi lanjut, Perguruan tinggi asal, lama studi, hasil yang dicapai, dll)
  2. Salinan Ijazah/Surat keterangan Lulus
  3. Salinan paspor dan visa
  4. Salinan surat Setneg/Sekkab
  5. Tiket kepulangan dan boarding pass asli (mohon sebelumnya difotokopi terlebih dahulu)
  6. Salinan surat ijin studi dari Unair
  7. SPPD (jika perlu)

Prosedur Pengaktifan Kembali

Untuk mengaktifkan kembali fungsi karyasiswa sebagai Dosen, maka yang bersangkutan harus melapor terlebih dahulu ke Departemen dan Fakultas dengan melampirkan surat permohonan pengaktifan kembali, salinan ijazah dan transkrip serta salinan surat penugasan sekkab. Setelah melakukan hal tersebut, anda akan diminta mengumpulkan dokumen sebagai berikut:

  1. Salinan Ijazah dan transkrip pendidikan sebelumnya
  2. Salinan Ijazah dan transkrip pendidikan terakhir
  3. Salinan Surat Sekkab
  4. Salinan SK PNS/CPNS terakhir
  5. Salinan Surat ijin rektor
  6. Salinan Karpeg bagi PNS
  7. DP3 tahun terakhir
  8. Salinan SK Kenaikan gaji berkala (jika ada)
  9. Surat pernyataan melaksanakan tugas dan mata kuliah yang dibina dari rektor (untuk mendapat surat ini karyasiswa harus mengurus surat permohonan pengaktifan kembali dari departemen dan fakultas)

Permohonan pengaktifan kembali akan dikirimkan oleh Pihak Rektorat ke Dikti. Untuk follow up secara personal dapat menghungi Gedung C Sekretariat Jenderal DIKNAS Lt. 5 Bagian Mutasi Dosen dengan Bapak Anton, 08129234684

Prosedur Penyetaraan Ijazah

Karyasiswa yang telah menyelesaikan studi, diwajibkan untuk melakukan penyetaraan ijazah. Informasi tentang penyetaraan ijazah dapat dilihat di website Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kemendiknas di http://ijazahln.dikti.go.id/v4/index.php

Karyasiswa harus melampirkan persyaratan sebagai berikut:

  1. Mengisi form yang ada secara online di Website Penyetaraan Ijazah
  2. Salinan ijasah dan transkrip baik yang akan disetarakan dan jenjang pendidikan sebelumnya (dokumen asli dibawa)
  3. Pas foto 3x4 (3 lembar untuk masing-masing ijazah)
  4. Salinan Surat Penugasan Sekkab (dokumen asli dibawa)
  5. Salinan Brochure/Prospectus/Booklet resmi dari Universitas tempat belajar
  6. Salinan thesis/disertasi
  7. Salinan paspor dan visa (asli dibawa)
  8. Print out nomor registrasi online
  9. Salinan surat ijin rector
  10. Jika diperlukan laporan hasil belajar/kronologis proses pembelajaran

Prosedur Laporan Keuangan Beasiswa Dikti

Karyasiswa hendaknya berkoordinasi dengan Bagian Keuangan dan Pendidikan untuk pertanggungjawaban keuangan dengan menyiapkan dokumen sebagai berikut:

  1. Salinan SPPD
  2. Salinan boarding pass
  3. Salinan paspor dan visa
  4. Salinan ijazah dan transkrip dari universitas tempat studi
  5. Invoice
  6. Bukti-bukti pembayaran selama di LN khususnya pembayaran dalam jumlah besar

Info Rekanan DIKTI untuk pemesanan tiket Asia

WITC Travel
PIC : Rani/Ita
Email :  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
HP : 08581334636/0816953140

Galaxy Holiday tour & travel services
Sentra Bisnis Pluit C/3,
Jl. Pluit Sakti Raya 28
Jakarta Utara 14450 - Indonesia
T : +62-21-66607272
F : +62-21-66606565

CP : Andrey hakim

Phone : +62-8161881162 (mobile)

email :  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Contact us

International Office and Partnership (IOP) UNAIR
206-208 Amerta Bld. 2nd Floor, Kantor Manajemen Universitas Airlangga Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115
Ph. +62 (31) 596 6864 Fax +62 (31) 5955582

General Enquiry: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. | This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Twitter: @iop_unair

Scroll to top